1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Nội dung hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
2. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam
2.1. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước
Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Hiện nay, theo hướng dẫn bởi Điều 1 Thông tư 01/2012/TT-BNG, Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là hai cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
Ngoài ra, trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả.
2.2. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
3. Ngôn ngữ sử dụng hợp pháp hóa lãnh sự
Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh.
4. Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
5. Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thu giữ giấy tờ, tài liệu đó và thông báo cho các cơ quan chức năng liên quan để xử lý.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc, đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
Trên đây là nội dung tư vấn của Công ty Luật Số 1 Hà Nội. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp, nhanh chóng cho các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước có vướng mắc các vấn đề pháp lý liên quan.
Mọi thắc mắc của Quý khách hàng xin vui lòng liên hệ theo thông tin sau:
- Điện thoại: 024.6656.9880 – Hotline: 096.128.9933
- Email: luatso1hanoi@gmail.com
- Fanpage: Công ty Luật Số 1-HN
- Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà số 33 Láng Hạ, phường Thành Công, quận Ba Đình, TP.Hà Nội
